Usaha Event Organizer, Modalnya Kreativitas

Bagi Anda yang senang berorganisasi dan berhubungan dengan banyak orang, bisa jadi kesenangan itu akan menjadi jalan untuk meraih pendapatan bisnis yang lumayan. Berbekal pengalaman berorganisasi, Anda bisa mulai merintis bisnis event organizer (EO) yang kini semakin banyak bermunculan. Peluang bisnis di bidang ini memang makin menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa event organizer profesional.

Bisnis ini bisa kita mulai dengan menangani event yang skalanya kecil terlebih dahulu. Misalnya acara peringatan tujuh belasan di perumahan, peringatan hari besar nasional atau hari besar agama. Nah, kalau sudah terbiasa dengan pola kerja seorang EO, barulah bisa kita tingkatkan menjadi pengelola even yang lebih besar dan profesional seperti seminar, workshop, atau training.

Kebutuhan utama dari bisnis ini terletak pada ide dan ketrampilan eksekusi di lapangan. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mendesain sebuah acara agar sesuai dengan kebutuhan klien. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mengamati dan melakukan implementasi secara detail pada saat even berlangsung.

Meski peluang masih sangat terbuka, agar jasa kita terus menerus dipakai oleh klien, ada beberapa hal yang perlu kita bangun. Hal utama yang harus terus kita asah adalah kreativitas, karena hal itulah yang menjadikan kita berbeda dengan jasa EO lainnya. Sebagai EO kita harus kreatif dalam mengemas sebuah konsep menjadi sebuah acara yang menarik sehingga tujuan yang diinginkan oleh klien bisa tercapai. Untuk itu kita harus berani mengajukan ide yang kreatif dan berbeda. Jika ide tersebut bisa diterima oleh klien dan terbukti sukses, mereka akan puas dan bisa jadi akan terus memakai jasa kita untuk menangani even even selanjutnya.

Ketika bisnis sudah mulai berjalan, ada baiknya kita memiliki beberapa set property atau peralatan yang dibutuhkan untuk terselenggaranya sebuah event. Biayanya memang bisa jadi cukup mahal, tergantung spesifikasi yang dibutuhkan. Sebagai solusi, kita bisa mengajak EO lain untuk bekerja sama dalam penyediaan peralatan setiap kali ada order yang masuk.

Agar tampil lebih profesional, sebaiknya kita mempunyai sekretariat atau kantor yang kita pakai sebagai pusat aktivitas. Tempat ini bisa kita pakai buat meeting, presentasi atau tempat janji bertemu dengan para klien. Sekretariat tersebut perlu dilengkapi dengan seperangkat komputer yang terkoneksi dengan internet, telepon dan mesin faximile untuk kemudahan komunikasi.

Selain staf administrasi, kebutuhan karyawan biasanya adalah beberapa pekerja panggung/lapangan yang bisa dibayar per acara. Staf administrasi perlu dibekali dengan kemampuan untuk membuat surat dengan redaksional yang baik. Hal ini karena seorang EO pasti akan berhubungan dengan berbagai pihak, diantaranya adalah pihak media massa, baik cetak maupun elektronik. Selain staf administrasi, bisnis ini praktis tidak banyak memerlukan karyawan tetap. Semua tenaga kerja yang dibutuhkan pada saat event berlangsung bisa diperoleh dengan cara outsourcing.

Tantangan seorang EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan membreak downnya kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika kita hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar yang diangkat cukup menarik, hal ini akan menjadi magnet tersendiri dan besar kemungkinan akan memikat para sponsor untuk ikut berpartisipasi.

Makin sukses sebuah event yang kita buat, kita akan makin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, kita bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta. Salah satu keuntungan bisnis ini adalah adanya pembayaran di muka. Biasanya klien akan memberikan down payment minimal sekian persen, tergantung dari kesepatakan yang kita buat. Besarnya nominal tentu saja tergantung dari proyek yang kita tangani. Bisa jadi hanya puluhan juta rupiah, tapi bisa juga sampai miliaran rupiah.

Perlu Punya Database

Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau kita harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.

Ada baiknya kita juga mempunyai database gedung pertemuan atau hotel agar sewaktu waktu kita membutuhkan tempat, mereka bisa menyediakan segera setelah kita melakukan kontak. Menjalin hubungan baik dengan para pengelola gedung pertemuan atau hotel tersebut juga sangat penting untuk memudahkan bisnis EO kita . Biasanya kita juga akan mendapatkan diskon khusus jika melakukan booking sebuah ruangan di hotel untuk suatu periode tertentu.

Seorang EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika kita mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga kita bisa membandingkan harga dan membagi order jika kita dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.

Kemampuan Menjual

Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.

Berpikir Detail

Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.

Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati.

Pada saat hari H, sebagai EO kita juga harus memastikan juga bahwa arus lalu lintas berjalan normal. Jika ada kondisi khusus seperti program car free day untuk hari tertentu, kita harus mengantisipasinya sejak awal. Sebagai contoh, jika kita mengadakan acara pada hari minggu di sebuah gedung di sepanjang jalan Sudirman Thamrin, maka kita perlu memastikan apakah pada hari tersebut ada program car free day atau tidak. Jika memang bertepatan dengan program car free day, berarti kendaraan tidak boleh lewat untuk waktu atau jam tertentu. Hal ini harus diantisipasi dengan memberikan informasi sebelumnya mengenai jalur alternatif yang bisa ditempuh oleh para undangan agar mereka mereka tidak kesulitan sampai ke tempat event berlangsung.

Pengalaman mengenai car free day ini pernah penulis rasakan, ketika penulis dipercaya untuk mengelola sebuah event komunitas entrepreneur di sebuah gedung di Jl Thamrin Jakarta Pusat. event tersebut dilaksanakan pada hari minggu dan bertepatan dengan program car free day. Penulis segera melakukan antisipasi dengan mengirimkan informasi selengkap mungkin, termasuk mengenai jalur alternatif yang bisa ditempuh para undangan. Untuk itu seorang EO juga perlu mengenal dengan baik, lokasi serta rute menuju tempat sebuah event akan diselenggarakan.

Bagi Anda yang ingin menekuni bisnis EO, ada baiknya menyimak beberapa tips berikut ini :

1. Buat tim khusus yang terdiri beberapa orang. Bisa dengan kawan sendiri. Yang penting punya komitmen yang tinggi. Tim inilah yang nantinya akan berbagi tugas dalam menangani sebuah acara.
2. Tentukan segmen yang akan dipilih. Bisa kalangan masyarakat umum, ataupun kelas tertentu, seperti kalangan korporasi atau menengah ke atas.
3. Hindari ide yang biasa-biasa aja. Jangan takut mewujudkan ide yang kelihatan gila tapi cukup inovatif. Usahakan sebuah tema yang menarik dan berbeda untuk setiap acara yang ditangani.
4. Bangun relasi yang baik dengan para sponsor dan media. Jaringan ini penting untuk membantu kesuksesan acara yang kita selenggarakan.
5. Utamakan kualitas, bukan profit. Uang akan ikut dengan sendirinya manakala kita mampu memberikan value bagi klien. Jika klien merasa puas, mereka akan memakai jasa kita lagi di masa mendatang. Mereka pasti juga akan bercerita dan itu akan menjadi promosi gratis buat kita.
6. Untuk membangun brand awareness, jangan sungkan-sungkan untuk menangani acara sosial. Hal ini akan berdampak baik bagi publisitas bisnis dan diri kita.

Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. Seorang EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal